差し込み印刷用データの作成方法
ExcelやAccessで作成されたデータをそのまま差し込み印刷すれば、宛名ラベル作成などがより簡単になります。
ここでは、Excelを使用した住所録データを例に挙げて説明します。
<作成手順>
1行目に項目名を付けます。(1行目の項目名はラベルに印刷されません。2行目のデータから印刷されます。)
住所などが長くなる場合は、「住所1」「住所2」などのうように、番地やビル名に細かく分割してください。
細かく分割していないと、データがラベルに反映されたときに文字サイズが小さくなってしまいます。
2行目以降に、項目に合った内容を入力していきます。
ABCなどの列の書式は必ず揃えてください。下記のような場合、データをうまく読み込めない場合があります。
●フォントが揃っていない(「日本語フォント」と「英語フォント」が混在しているなど)
●大文字・小文字が混在している
●いろいろな表示形式が混在している(「標準形式」の列内に、「数値形式」が入力されているなど)
データを保存して差し込み印刷用データは完成です。
※Excel2007、Access2007には対応しておりませんので、保存は必ず以前のバージョンの拡張子「.xls」で保存しください。